Elpida a pris la décision d'adhérer à un groupement d'employeurs pour se doter d'une assistante administrative à temps partiel. Quel soulagement d'avoir abouti une décision dont elle attend des bénéfices très concrets : se dégager du temps sur les tâches de gestion pour le réinjecter dans la relation client. Mais avant que la mise à disposition ne démarre, il faut passer par une étape : qualifier et quantifier les missions qu'elle va déléguer.

Elle n'aura pas à gérer un recrutement direct ! Hourra ! Elle va pouvoir bénéficier d'un salarié régulier à temps partiel, mis à disposition ! Double hourra ! Mais avant de tirer bénéfice de ce que le groupement d'employeurs GéaTion va lui apporter, Elpida doit passer une dernière étape : traduire ses attentes en missions et tâches à déléguer, et mettre en face un volume hebdomadaire d'heures. Elle a quitté Vincent - le président de l'association GéaTion - avec une réflexion à mûrir :

"Un poste d'assistant administratif, ça ne veut rien dire dans l'absolu. C'est juste un intitulé. En fonction de ton organisation, ton activité, ton niveau de structuration interne et tes contraintes métiers, ce type de poste peut varier. Ce qui va importer, c'est de poser les missions, les tâches et les objectifs du travail de la personne."

Eh oui, l'intitulé ne fait pas le poste ! Pour sécuriser la mise à disposition, il s'agit de prendre le temps de qualifier le besoin de renfort et de déterminer le temps de travail qui correspond aux besoins réels.

Rédiger une fiche de poste : la vérité dans le web ?

Elpida doit revoir Vincent sous peu pour poser le cadre de la mise à disposition, ce qui permettra au groupement d'employeurs de déterminer le ou la salarié.e qui va matcher avec les besoins d'ElpiFloor.

"Par où commencer pour aller au-delà de l'intitulé de poste? J'ai les grandes lignes. En tout cas, je sais ce que je veux que ce renfort m'apporte à moi: gagner du temps ! Comment je traduis ça maintenant ?"   

Elpida a le réflexe Google chevillé au corps. Alors, direction la webosphère, pour dénicher un top 3 des ressources qui pourraient l'aider à mener sa réflexion sur le sujet :

• Sur le site Culture RH, un article qui pose le Pourquoi et le comment de la rédaction d'une fiche de poste
  

• Sur le site Qwesta, un article intéressant sur comment analyser les tâches d'un poste de travail

• Pour finir, sur Qualiblog un article qui décrit comment utiliser l'approche processus pour réaliser une fiche de poste
  

 

Au bout de quelques heures de navigation, quand elle est tombée sur un document parlant "d'analyse factorielle des correspondances entre critères de compétences et repères professionnels", elle a gentiment refermé son ordinateur. Direction le canapé, en mode burn-out.  

 

 

 Définir un poste quand on est une TPE, #IRL ?   

Sortie de la torpeur dans laquelle l'a mise ses pérégrinations virtuelles, Elpida a le sentiment de vivre le syndrome de la page blanche.

"Donc, décrire précisément toutes les missions et les tâches, sans oublier d'indiquer les objectifs. Anticiper sur les évolutions du poste. Établir la liste des compétences attendues de la personne, en ne négligeant pas les soft skills. Rédiger le tout sans oublier d'indiquer la durée moyenne à accorder aux tâches ! Je crois que mon cerveau va exploser avant même de commencer !"

Les tâches administratives qu'Elpida a besoin de déléguer représente une bonne partie de son quotidien. Mais cela ne rend pour autant simple l'exercice de la fiche de poste, et la prise de hauteur qu'il demande. Impossible de rester bloquée comme ça, Elpida décide d'appeler Vincent pour lui partager ses difficultés.

"Ne t'inquiètes pas, tu es loin d'être la première ni la seule à buter sur cet exercice conventionnel. Et surtout, nous n'avons pas besoin d'aboutir une fiche de poste idéale pour démarrer la relation de travail. Je te propose de faire intervenir Pauline, notre coordinatrice RH. Elle pourra t'aider à poser un premier périmètre."

Soulagement ! Elpida et Pauline ont convenu d'un rendez-vous dans la foulée. Objectif : dédramatiser la notion de "fiche de poste" pour mieux se concentrer sur ce qui va permettre de sécuriser le démarrage de la mission d'assistanat administratif.

Pauline vient de rejoindre Elpida dans ses locaux, un sourire pétillant aux lèvres. Un café et une météo plus loin, il est temps de débarrasser Elpida de son caillou dans la chaussure : qualifier et quantifier ses besoins en assistance administrative !

"J'ai essayé de projeter les missions et le profil de la personne idéale pour ElpiFloor. Mais je bute : j'ai des éléments mais ça ne fait pas un poste. Et du coup je suis incapable de mettre en face un volume de travail à la semaine."

"Et si on prenait le sujet à l'envers ? On ne part pas du poste. Finalement, c'est plus un résultat moyen terme qu'un vrai point de départ dans notre cas. On commence simplement par se concentrer sur les tâches concrètes que tu réalises au quotidien et que tu as besoin de déléguer en priorité. Qu'en penses-tu ?"

Elpida se lance. Pauline prend des notes et rebondis. Et ça déroule...

Cadrer une prise de poste dans un groupement d'employeurs

"Avec la surcharge de travail côté chantiers, j'ai pris un retard monstrueux sur l'administratif. J'y vois plus clair sur les paiements clients, et je n'ai pas le temps de gérer les relances d'impayés."

"Parfait, démarrons par là ! En termes de tâches récurrentes, on parle donc de quelqu'un qui va pouvoir réaliser ton rapprochement bancaire, assurer le suivi des paiements clients, pointer et enclencher un processus de relance. Vue l'urgence de cette mission, je retiens qu'on a besoin de mobiliser un salarié qui va pouvoir être rapidement autonome sur ces tâches. Est-ce que tu peux me dire ce qui va te permettre de dire que le salarié fait du bon travail sur ce sujet ?"

"Eh bien, qu'il y ait rapidement plus d'argent sur le compte de la société que dehors !"

"Oui, c'est sûr ! C'est le résultat à produire. Mais ma question est différente : à quel moment diras-tu que le travail du salarié est bien fait ?"

Après un petit moment de réflexion, Elpida réalise que si la question peut déstabiliser, elle n'en est pas moins essentielle. Peut-être encore plus qu'énumérer par le détail l'ensemble des tâches qu'elle souhaite confier.

"Je dirais que le travail sera bien fait, si je peux obtenir une liste des factures impayées systématiquement à jour. D'ailleurs, ça me fait penser que si j'avais cette liste, ce n'est pas pour autant que j'enclencherais automatiquement des relances. Avec certains clients, ça peut mettre un coup de canif dans la relation commerciale. J'ai eu des précédents. Dans ces cas-là, je préfère passer par un échange et temporiser."

"Du coup, le travail de ton assistante sera du bon travail si elle te permet de prendre rapidement des décisions sur la manière de gérer les impayés client par client ?"

"Tu as raison, je ne pourrais pas totalement déléguer le sujet des relances. Il y a trop d'enjeux pour ElpiFloor. Mais disposer de tous les éléments pour faire les bons arbitrages, ça c'est ce que j'attends vraiment. Aussi, pouvoir m'appuyer sur quelqu'un qui va pouvoir m'alerter sur les cas à risques, et m'aider à définir le "bon" processus de relance : une, deux, plus ? Quand arrête-t-on de relancer pour passer en mode recouvrement ?"

"Elpida, tu viens de me partager-là des critères d'évaluation du travail du salarié qui vont être précieux pour me permettre d'assurer à tes côtés son suivi, et l'aider à monter en compétences et autonomie. Mais tu viens aussi, en creux, de poser des conditions à mettre en place pour permettre au salarié de répondre à tes attentes. Je pense déjà à deux choses. De ton côté, ritualiser un point hebdomadaire avec le salarié sur la gestion des relances. Et du nôtre, faire ressource pour le salarié sur ce sujet. Et là, on va pouvoir utiliser un temps de formation inter-salariés pour faire bénéficier la personne des connaissances et expériences des autres salariés en matière de gestion des relances."

Et ainsi se poursuit le jeu des échanges entre notre entrepreneuse et notre coordinatrice RH : poser les premiers besoins, décrire les tâches qu'ils recouvrent et, en se posant la question des critères d'évaluation du travail, en déduire le cadre et les conditions à mettre en place pour sécuriser la relation de travail. Et pour Elpida, apprécier qu'à la différence d'un recrutement direct classique, elle ne sera pas seule pour évaluer et accompagner le salarié.  

Résultat de ce travail en bonne intelligence : une fiche de poste certes incomplète, mais un cadre posé qui va permettre de démarrer le travail !

"Pauline, tu penses que c'est suffisant en l'état ? J'ai peur d'avoir oublié des choses, et peut-être aussi d'avoir sur-estimé certaines tâches, vue l'impression que j'ai d'être totalement sous l'eau côté administratif."

"C'est probablement le cas ;) Mais nous savons déjà comment démarrer ! Et c'est une fois que la mise à disposition sera en place que nous pourrons y voir plus clair et affiner et les missions et le volume de temps hebdomadaire. Le groupement d'employeurs nous permet cette souplesse. Si nous commençons par deux demi-journées de travail par semaine, cela va déjà permettre de remettre à jour ton suivi Clients et d'apprécier sur le terrain la durée moyenne pour gérer à la fois les tâches administratives quotidiennes et les sujets de gestion des relances. Et on fera le point ensemble et avec le salarié sous un ou deux mois pour ajuster si besoin."  

 "Tu veux dire qu'on pourra revoir le volume hebdomadaire plus tard ?"

 

"Tout à fait, à la hausse comme à la baisse d'ailleurs. C'est un vrai enjeu que la personne ne soit ni sur staffée ni sous staffée. Dans un groupement d'employeurs, on s'autorise à de prendre ce temps pour trouver le bon équilibre entre volume horaire, planning hebdomadaire et charge réelle de travail."

 

Elpida quitte Pauline rassurée et prête à rencontrer le ou la salarié.e que Géation va faire matcher avec ses besoins.

Le lendemain, elle reçoit sa "fiche de besoin" personnalisée, point de départ, et certainement pas point final, de son aventure avec Géation.

 

Si l'outil vous intéresse, vous pouvez télécharger une trame vierge ici

 

 

To be continue... Prochaine épisode : Elpida intègre un salarié !